Thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài có nhu cầu thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam cần phải thực hiện theo quy định của Luật Thương mại và nghị định 07/2016/NĐ-CP.

1. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

  • Công ty nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
  • Công ty nước ngoài đã hoạt động tại ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập
  • Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
  • Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
  • Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

    Thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

    Thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại VN

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

  • Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
  • Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  • Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
  • Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  • Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
    • Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
    • Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định này và quy định pháp luật có liên quan.
  • Tài liệu quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
  • Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty nước ngoài phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

3. Cơ quan thực hiện:

Sở Công thương hoăc Bộ Công thương

4. Thời gian thực hiện:

Mười ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ

5. Công bố thông tin về thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

  • Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
  • Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
  • Người đứng đầu văn phòng đại diện;
  • Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
  • Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
  • Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

    Thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

    Thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

6. Chế độ báo cáo hoạt động văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam:

  • Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Sở Công Thương;
  • Văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

7. Các thủ tục sau thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

  • Mở tài khoản ngoại tệ và tài khoản đồng Việt Nam theo quy định của pháp luật ngoại hối;
  • Lập sổ quỹ tiền mặt ghi nhận toàn bộ khoản thu chi trong quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện;
  • Xin cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài làm việc tại Văn phòng đại diện (nếu có);
  • Ký hợp đồng lao động với trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
  • Hàng năm Công ty nước ngoài phải xác nhận lương và thu nhập (theo mẫu) cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện;
  • Nộp thuế thu nhập cá nhân cho trưởng đại diện và các lao động của Văn phòng đại diện (nếu có).
  • Các nghĩa vụ khác theo qui định của pháp luật hiện hành;